使用 Outlook 帮助进行采访和调查

通常，调研报告要求学生所做的不仅仅是从书本和杂志中收集信息。对个人进行采访和举行焦点小组与讨论小组会议也可以提供重要的数据。教师可以综合利用 Outlook 提供的日程安排、电子邮件和便笺记录功能来帮助简化学生的工作。

假设您为每名学生分配了采访任务，要求他们采访若干个来自五种不同文化背景的人。您要求学生先分别对这些人进行采访，然后再以焦点小组的形式进行采访。此项目将持续几个月的时间，所以学生可能需要依赖电子邮件与其“课题”保持联系，并用电子邮件来通知各组有关会议和项目状态的信息。

创建分类的联系人列表

将接受学生采访的人们分别来自印度、法国以及美国的南达科他州、俄克拉荷马州和爱达荷州。来自这些国家/地区的人中有科学家、文学教师、种植大豆的农民、工程师和护士。随着学生第一次采访这些人时了解到他们是谁、来自何处、从事什么职业等信息，学生可以使用类别将这些信息添加到他们的 Outlook 联系人列表中。

通过使用类别标识每个联系人，学生们可以方便地将联系人分组，然后创建通讯组列表。

组织联系人列表

在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“联系人”。
输入联系人姓名和其他任何相关信息，如电子邮件地址。
单击“类别”。
单击适用于该联系人的类别。
单击“确定”。

学生可能发现他们需要为采访对象创建新的自定义类别。

创建新的自定义类别

从“联系人”列表中选择任意项。
在“编辑”菜单上，单击“类别”。
单击“主类别列表”。
在“新类别”框中，键入类别名称。
单击“添加”。
要创建更多类别，请重复步骤 4 和 5。
单击“确定”两次。

按类别查看联系人

在“视图”菜单上，指向“排列方式”，然后指向 “当前视图”。
单击“按类别”。

现在，学生可以按类别查看他们的采访联系人，并且他们可以使用此视图帮助创建通讯组列表。通讯组列表是一种可以高效地向一组人发送电子邮件的绝佳方式，无需分别将每个人添加到“收件人”行中。学生可以为每个类别分别创建一个通讯组列表。

创建通讯组列表

从“联系人”列表中选择任意项。
在“动作”菜单上，单击“新通讯组列表”。
为通讯组列表指定一个名称。
要添加成员，请单击“选择成员”。（当出现多个通讯簿时，请务必从靠近顶部的下拉列表中选择正确的通讯簿。）
选择一个姓名，然后单击“成员”将此姓名复制到“添加到通讯组列表”框中。对于希望其出现在通讯组列表中的每个姓名分别重复此步骤。

安排采访和会议

学生通过使用已创建的通讯组列表可以轻松地安排并跟踪与采访对象的约会，并且可以召开小组会议。如果待采访对象也在使用 Outlook，那么学生就可以发送会议邀请，甚至可以安排联机会议。

使用通讯组列表安排会议

在 Outlook 的“日历”中，单击要召开会议的日期，然后双击具体的时间。
在约会窗体中，单击“邀请与会者”。
在“收件人”框中，添加您要邀请参加会议的一组人的通讯组列表名称。
如果需要，请单击“检查姓名”按钮以确保所添加的电子邮件地址正确。
添加注释以解释会议目的。
单击“发送”。

这会将会议放入学生的日历中，同时还将通知与会者，与会者只需单击相应的 “接受”、“暂定”或“谢绝”按钮即可进行回复。未使用 Microsoft Exchange 服务器的人员必须通过回复电子邮件来接受或拒绝建议的会议时间。

要了解有关如何安排会议或召开联机会议的更多信息，请参阅 Outlook 中的“帮助”。

快速记录便笺

Outlook 中的便笺是可能遍布您书桌周围的不干胶纸张便笺或小纸片的电子替代物。当学生通过电话进行采访时，他们可以使用 Outlook 便笺在采访进行过程中轻松记录谈话内容和感想。

学生在做其他事情时，可以使便笺在屏幕上保持打开状态。那么，当出现新的想法或收集到一些信息时，他们可以将其添加到已打开的便笺中或创建新的便笺。

创建便笺

在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“便笺”。或者使用键盘快捷键 Ctrl+Shift+N 打开一个新便笺。
键入便笺文本。
要将便笺保存到特定文件夹中，请单击便笺左上角的图标，单击“另存为”，然后指定一个文件夹。不过，您也可以先关闭便笺，以后再将其从“便笺”文件夹移至其他文件夹。

在 Outlook 中便笺会自动保存，但是通过使用导入和导出向导（在“文件”菜单上，单击“导入和导出”），学生可以将便笺导出为 Microsoft Word 并且可以向项目文档中添加信息。有关导入和导出向导的更多信息，请参阅 Outlook 中的“帮助”。