不局限于电子邮件：与 Office 协作

电子邮件是交流和传递信息的重要渠道。但是如果您希望提高员工工作组的效率，那么就需要考虑使用更好的协作工具了。

设想一轮很长时间的网球比赛：最初，大家会津津乐道于谈论所有的顶尖参赛选手以及预测每场比赛的胜负。但是，一段时间过后，您就会感到脖子僵硬、精神萎靡，可是您还要整天都观看比赛。

现在设想您最近有一批电子邮件需要处理：最初，大家会津津乐道于谈论所有最新的项目以及可能出现的结果。但是，一段时间过后，您就会感到手指僵硬、交流索然无味，可是您还要整天都处理这些邮件。

请看 Microsoft Office 为传统的主管人员提供的一些电子邮件替代方案：

• 工作组网站或基于项目的网站
• 通过联机协作进行文档修订
• 联机会议
• 在浏览器中进行 Web 讨论
• 小组日历
• 易于使用的日程排定技术

为增强信息共享功能、使文档便于协作和提供更高效的日程排定过程，Office 为您提供了所需的全部工具。

共享信息

工作组通常综合使用电子邮件、文件服务器及其成员的硬盘驱动器来存储和共享信息。这种系统就是目前通用的信息共享系统，但是它并没有创建有组织的工作组工作记录。

Microsoft SharePoint Team Services 是一种网站协作解决方案，旨在改进工作组管理信息及活动的方式。利用预编程的 Web 创作窗体，SharePoint Team Services 使您能够立即创建工作组网站，以将其用作所有项目信息（文档、联系人、任务和讨论等）的中央知识库。一旦您启动了工作组网站，工作组成员就可以通过使用他们的 Web 浏览器来添加、编辑和删除信息。

基于 SharePoint Team Services 的网站为工作组提供了一种简单的共享项目信息的方式，可以在工作组成员及组织内的其他成员之间共享信息。

文档库：集中存储文档

SharePoint Team Services 的“文档库”功能提供了一个位置专门用于存储工作组的所有工作。将文档传输到库中非常简单：只需创建文档，然后直接将其保存到工作组网站，或者直接使用 Web 浏览器中的“上载文档”功能上载文档即可。在使用该功能将模板分配到文档库时，请确保所有文档格式一致并且互相兼容。

订阅、通知和讨论

SharePoint Team Services 通过下列方式帮助工作组成员共享各自的想法：

• 订阅和通知：将工作组网站中的更改告知工作组中每一成员。
• the Ice Queen: The begining of this sentence seems awkward. Is it that some of these words need to be deleted or that there are terms specific to the application being used?内嵌在工作组网站文档中的讨论：可以方便地对传递的特定内容进行协作而无须更改原始文档。
• 讨论板：作为特定主题的中心论坛。
• 调查：对关键问题获得直接答复的有效方式。

用户帐户管理

一旦启动了某个 SharePoint 工作组网站，您就可以向工作组成员发送一封简单的电子邮件来邀请他们在网站上注册。另外，您可以根据每个成员的角色为他们分配不同的权限级别。日期、时间和作者标记便于跟踪成员的参与状况。基于 Web 的管理使您能够在浏览器中非常便捷地管理用户帐户。

如果曾经尝试过与五个人一起处理同一文档，您肯定知道这件事有多麻烦。很难分辨出批注或编辑的作者、发生时间以及产生的任何author="the Ice Queen" time="20040113T161853-0800"{{ 更改}}author="the Ice Queen" time="20040113T161851-0800" data="ed" 。这使协作成为一个非常耗时的过程。幸运的是，Office 中的多个程序提供了协作功能，可帮助对工作组文件进行更改以及对更改进行跟踪。

在 Word 中进行联机审阅

联机审阅是对屏幕上显示的文档而不是对打印件进行更改或添加批注。为了便于联机审阅，Microsoft Word 允许您在文档中非常方便地对所跟踪的更改及批注进行修改和查看。为保持文档的版式，Word 只在文本区域显示一些批注和跟踪的更改（如插入、删除和格式更改），而其他内容则显示在页边距中出现的批注框内。

批注框显示 author="the Ice Queen" time="20040113T162852-0800" data="insertions or "删除、格式更改和批注

打开“跟踪更改”功能后，将会跟踪您或其他审阅者所做的每次插入、删除或格式更改。在审阅跟踪的更改时，您可以接受或拒绝每项更改。在审阅批注时，您可以删除批注或做出答复。

批注标记

批注框

文件审阅工具

您可以在 Word、Microsoft Excel 和 Microsoft PowerPoint 中使用“邮件收件人(审阅)”命令将文件发送给其他人审阅。在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“邮件收件人(审阅)”。当审阅者收到文件时，将启用并显示审阅工具。当审阅者将文件返回给您时，Office 程序会自动地提示您将他们的更改合并到您的文档副本中。然后，您可以使用“审阅”工具来接收或拒绝这些更改。在收到所有审阅者的反馈后，或者在决定停止接收反馈后，您可以选择结束审阅过程。

联机会议

Microsoft Windows NetMeeting 与 Office 的集成使您可以实时地与不同网站上的用户共享文档并进行更改。在 Office 应用程序中启动联机会议（在“工具”菜单上，指向“联机协作”，再单击“现在开会”）时，NetMeeting 将自动在后台启动，并允许您共享文档的内容。加入联机会议后，您可以：

• 共享应用程序和文档。
• 在“聊天”中发送文本消息，这样您就可以与任意多个人进行实时的文本会话。
• 在使用 NetMeeting 的用户之间传输文件。
• 使用“白板”，该工具使您可以通过图形信息与其他用户进行实时协作。

Web 讨论

Office 中的“Web 讨论”功能使用户可以将批注添加到网页或任何可用浏览器打开的文档（如 .htm、.xls、.doc 和 .ppt 文件）中，以便批注可以与文档一起显示但却存储在讨论服务器上。

您或审阅者可以在文件中插入联机讨论批注author="the Ice Queen" time="20040113T163522-0800" data="," 和对其他用户的批注的答复author="the Ice Queen" time="20040113T163526-0800" data="," 。答复直接嵌套显示在批注下方。所有审阅者都可以随时查看讨论批注。在使用讨论时，您不需要发送文件或者以后在多个副本中调整个别批注。

有关实施 Web 讨论的信息，请参阅 Word、Excel 或 PowerPoint 中的帮助。

组织会议和排定日程

Microsoft Outlook 是协作工作组不可缺少的工具。它是由电子邮件信使、管理助手、日历和个人提醒服务构成的工具软件。

小组日程和会议

正在准备召开一个有 30 人参加的会议吗？如果能够在一个位置看到所有与会者的日程安排和会议室的使用状态，安排会议肯定会变得非常简单！通过使用 Outlook 中的“日历”视图，您可以找出每个工作组成员的空闲和繁忙时间，以及确定可以使用的会议室。

在将鼠标指针停留在约会上时，该视图还显示每个用户的约会（标记为私人约会的项目除外）的描述。

发送会议邀请后，被邀请者可以使用“建议新时间”功能来建议其他会议时间。

多个提醒

现在您已经发出了许多会议邀请，甚至已经在 Outlook 日历中添加了个人约会，但是您可能不希望整天不断地被提醒打扰。在 Outlook 中，单一的提醒窗口为管理约会和任务提供了一种更好的方法。这一集成的“待办事项”列表使您可以消除提醒、暂停提醒或者一次打开一个或全部提醒。