Microsoft Office Outlook 2003 简介

导航窗格 新颖、易用的“导航窗格”提供了到 Outlook 各部分的集中导航功能，便于您用自己喜欢的方式查看信息。

可以将经常使用的“电子邮件”文件夹和“搜索文件夹”一起添加到“收藏夹”中，并且都显示在“导航窗格”中“邮件”窗格的顶部。在“日历”窗格中，您可以并排查看其他人的共享日历和自己的日历，还可以单击“共享我的日历”链接来快速共享自己的日历。在“联系人”、“任务”、“便笺”和“日记”窗格中，可以使用“共享我的”链接快速共享自己的文件夹，或使用“打开共享的”链接来打开他人的共享文件夹。还可以通过单击“当前视图”下显示的其他视图来轻松切换视图。“快捷方式”窗格中含有到“Outlook 今日”和“Outlook 更新”的链接。当升级到 Outlook 2003 时，那些以前添加到“Outlook 面板”中的 Outlook 外部的文件或位置（如 Microsoft Excel 文件或网站）的快捷方式或快捷方式组会自动迁移到“快捷方式”窗格中。Outlook 文件夹的快捷方式还将自动迁移到相应的窗格中。例如，将日历快捷方式添加到“日历”窗格中。

“转到”菜单 新的、最顶端的“转到”菜单使您能够轻松地在“导航窗格”的各窗格之间进行快速切换。如果您喜欢使用键盘快捷方式进行导航，也可以使用“转到”菜单中注明的快捷键，例如 Ctrl+1 是转到“邮件”，Ctrl+2 是转到“日历”，Ctrl+3 是转到“联系人”。

阅读窗格 早期版本的 Outlook 中所能看到的“预览窗格”现在已经进行了重新设计，并针对阅读邮件进行了优化。“阅读窗格”采用垂直版式，看上去就像一张纸，而且在与新的多行版式配合使用时，其在屏幕上显示的信息几乎两倍于在“预览窗格”中显示的信息。其他的增强功能包括在不必先打开邮件的情况下就可以响应会议请求以及使用投票按钮。

多行版式 可以使用单行版式或多行版式显示邮件。在新的多行版式中，通常按垂直列方式来显示“发件人”、“主题”、“日期”和“图标”这四个字段。如果多行版式的邮件列表不能显示某个项目的所有列标题，那么可以在该项目上停顿，以显示一个包含所有信息的“屏幕提示”，或者指定当在某个项目上停顿时，显示在附加行上的附加字段。

排列 现有 13 个预先定义的标准排列（如可以按类别、标记和重要性分组邮件），有助于您按不同的方式查看邮件。若要从一个预先定义的标准排列快速更改为另一个标准排列，请单击“排序方式”列标题，再选择所需的排列方式。

按会话排列 如果您收到大量电子邮件，那么现在就可以将邮件会话中的邮件按某种排列方式组合在一起，这种排列方式能够使您更轻松地查找和响应会话或“线索”。为了便于快速阅读邮件，这种排列最初仅显示未读或已添加“快速标记”的邮件。只需单击就可以展开该组来查看整个会话中的所有邮件，包括已读取的邮件。由于一个会话中的所有邮件都一起显示，因此就可以避免答复其他人已经答复过的而后来您才发现的邮件。

“日历”视图 “日历”视图已经进行了改进，使您能够一次查看多个日历。在该视图中，隐藏了“任务板”（但是可以很方便地通过单击“视图”菜单上的“任务板”来显示），而在“导航窗格”中显示“日期选择区”。新增的指示器更方便了快速查看当前日期和时间。

垃圾电子邮件筛选 新增的“垃圾电子邮件筛选”旨在与 Outlook 2003 的其他功能一起，帮助阻止每天收到大量不想要的电子邮件。它使用 Microsoft Research 开发的最新技术，根据若干因素（如邮件的发送时间和邮件内容）来评估邮件是否应被视为垃圾邮件。此筛选并不挑出任何特定发件人或特定类型的电子邮件，而是基于邮件的内容，并使用邮件结构高级分析技术来确定邮件会被视为垃圾邮件的可能性。默认情况下，此筛选被设置为较低的设置，以捕捉最为明显的垃圾邮件。由此筛选捕捉到的任何邮件都将被移到专门的“垃圾邮件”文件夹中，您可以以后在此文件夹中检索或查看邮件。

您可以将邮件发件人添加到“安全发件人列表”，这样就不会将他们发送的邮件视为垃圾邮件。默认情况下，联系人可以自动获得信任，因此来自“联系人”文件夹中发件人的邮件也不会作为垃圾邮件处理。可以对 Outlook 进行配置，使其只接受来自“安全发件人列表”的邮件，从而总体控制到达“收件箱”的邮件。还可以将发件人添加到“阻止发件人列表”，以便轻松阻止来自特定电子邮件地址或域的邮件。如果您属于某个邮件列表，可以将该列表的地址添加到自己的“安全收件人列表”中，以使发给该邮件列表的邮件不会被视为垃圾邮件。此外，如果您正在使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户，则对于来自该组织内的邮件，不管邮件的内容是什么，该邮件决不会被视为垃圾邮件。

快速标记 单击电子邮件旁边的标记图标可以快速标记该邮件以用于后续操作。多种颜色的标记便于您对邮件进行分类和查找。只有标记了后续标志的项目才会显示在“标记后续标志的邮件”搜索文件夹中，这样该文件夹中就包含了一张最新列表，其内容为各电子邮件文件夹中所有添加了快速标记的邮件。

搜索文件夹 “搜索文件夹”是虚拟文件夹，包含与特定搜索条件匹配的所有电子邮件项目的视图。所显示的电子邮件仍旧存储在一个或多个 Outlook 文件夹中。创建“搜索文件夹”时，提供了多个选项以供选择，如“带附件的邮件”或“特定人员发来的邮件”。也可以创建自己的自定义“搜索文件夹”，定义电子邮件必须满足的特定搜索条件，以便在“搜索文件夹”中显示出有关邮件。可以将每个“搜索文件夹”视为已保存的搜索，该搜索始终保持最新、总是监视着那些与“搜索文件夹”的搜索条件相匹配的项目的文件夹。

可以用许多预先设计的选项（如“发送到通讯组列表的邮件”或“来自或发送给特定人员的邮件”等）快速创建“搜索文件夹”。您可在名为“未读邮件”的搜索文件夹中看见您邮箱中的每个文件夹中的未读邮件。为了帮助您缩小邮箱的大小，“大邮件”搜索文件夹可显示邮箱中最大的邮件，无论邮件存储在哪个文件夹中。

桌面通知 “新邮件”桌面通知对新电子邮件到达时的通知方式上做了改进。带有发件人姓名、主题和简短文本预览的“桌面通知”以灵活的淡入方式显示，这样您就能够立即看到新邮件是否为急件（标有后续标志），或者不用中断在另一程序中的操作就可以安全地忽略掉该新邮件。“桌面通知”包含用于打开、标记或删除电子邮件的按钮，而且在忽略邮件时可以像淡入那样灵活地淡出。

规则 现在创建和组织规则将更加轻松。可以使用熟悉的 Outlook“规则向导”从头创建自己的规则，也可以从多项预置规则（人们通常用它们来管理收到的邮件或获取通知）中进行选择来创建规则。例如，如果您正在旅途中，可以使用预置规则“当收到来自某人的邮件时给我的移动设备发送通知”来不断获得会议更改的通知。您也可以使用预置规则“用颜色标志标记某人发来的邮件”，以便自动标记并优先处理来自老板的邮件。通过单击邮件，再单击工具栏上的“创建规则”就可以快速创建规则来对邮件进行归档。您的规则列表还提供有关规则的一个“简明”摘要。现在每条规则都为您所指定的每个操作显示一个图标，这样您不必打开规则就可以明白规则的操作。您现在可以将规则应用于收到的会议请求、会议更新和电子邮件了。

创建和管理通知 如果组织使用 Microsoft Windows? SharePoint? Services 或 Microsoft SharePoint Portal Server 来存储和管理网站文档，当网站上的内容发生更改时，您可以收到邮件通知。通知将提醒您文档、列表项目、文档库、列表、调查，甚至是搜索结果已经更改，这样就可以获得相关信息的最新状态，从而有助于提高效率。若要使用通知，请单击任何 SharePoint Portal Server 网站中的“通知我”链接，或选择 Outlook“工具”菜单上的“规则和通知”，再单击“管理通知”选项卡。可以为列表和库创建通知，也可以针对其中单个项目及任何文件创建通知。还可以指定希望获得通知的更改种类。例如，可以接收有关添加、修改或删除项目或文件的通知。

增强的隐私保护功能 HTML 格式的邮件常常包含图片或声音。有时这些图片或声音并不包含在邮件本身中，而需要在打开或预览邮件时从 Web 服务器上下载。垃圾邮件发送者通过将某些称为“Web 信标”的东西放在邮件中，使用这种功能达到他们自己的目的。当您阅读或预览邮件时，Web 信标会通知 Web 服务器确认您的电子邮件地址，这常常导致更多的垃圾邮件发送给您。为了保护您的隐私和抵御 Web 信标，Outlook 在默认情况下会配置为阻止从 Internet 上下载此类外部内容。如果一封电子邮件试图匿名连接 Internet 上的 Web 服务器，Outlook 会阻止该连接直到您决定查看其内容；但是，由“安全发件人列表”和“安全收件人列表”上的电子邮件地址或域名发出或接收的电子邮件是个例外，禁止的内容将被下载。此功能还允许您避免查看潜在的攻击性的邮件，并且，如果您使用的是低带宽的连接，该功能也有助于您决定下载一幅图片的时间和带宽是否值得。

信息权限管理 使用“信息权限管理”(IRM) 创建或查看带限制权限的电子邮件。Outlook 中的 IRM 允许您创建带限制权限的邮件，以防止未经授权的人员转发、打印、复制或编辑邮件。

只能使用 Microsoft Office Professional Edition 2003 或 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 和 Outlook 2003 的独立产品创建带限制权限的内容。

并排日历 您可以查看您的日历旁边的多个日历。日历可以一起滚动，它们都被施以不同的颜色和标签，以帮助您快速比较日程或安排会议。打开其他人的日历后，该日历将添加到“导航窗格”的“日历”窗格中，从中可以选中此人姓名旁的复选框，以显示或隐藏他（她）的日历。

改进的“记忆式键入” 已通过多种方式改进“记忆式键入”名称建议。只需键入一个字母，“记忆式键入”即可开始建议可能的匹配。您最常和最近发送电子邮件的人将总是显示在建议名字列表的首位。很少使用的名字将从列表降级或删除。

扩展电子邮件中的通讯组列表 可以通过单击“通讯组列表”名称旁边的加号，快速显示“通讯组列表”中的所有姓名。这方便了在设置电子邮件地址时，添加或删除姓名，而无需修改“通讯组列表”或重新创建。

通讯簿 “选择姓名”对话框已改进为可显示更多信息。现在您可以迅速区分某个姓名的电子邮件地址和传真号码。对话框的大小可以调整，为了充分利用较大的显示器，可将其调至最大。

作为电子邮件编辑器的 Word 的简化功能 如果使用 Word 作为电子邮件编辑器，在撰写新邮件时，新的“电子邮件”工具栏会直接显示在邮件文本上方。显示的是“电子邮件”工具栏，而不是“格式”和“常用”工具栏，这样就通过将后两个工具栏中的一些常用命令（如“打印”和“加粗”）组合在一起，从而节省了屏幕空间。

联系人中的图片 可以为联系人添加图片，从而可以将联系人的外表与其姓名和其他信息相关联。

“人名智能标记”菜单 使用“人名智能标记”菜单可以快速查找联系人信息（如人员的电话号码）并完成任务（如排定会议日程）。可在 Excel 中任何出现人名的地方使用该菜单。

Outlook 图标和任务栏通知气球提示 为了节省任务栏空间，您可以在 Outlook 最小化时隐藏 Outlook 2003 窗口的任务栏按钮。隐藏 Outlook 窗口的任务栏按钮时，Outlook 图标只在任务栏最右端的通知区域中显示。

默认情况下，Outlook 如今在任务栏最右端的通知区域的气球提示中显示网络警告和连接消息。此外，如果您正在使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户，那么来自 Exchange Server 的消息也显示在气球提示中。可以选择不显示某些或所有此类消息。这些消息被全部写入 Microsoft Windows“事件日志”的应用程序部分中，可以在其中查看这些消息。

会议工作区 您可以将即将召开的会议的全部相关信息和资料发布到“会议工作区”网站，以便集中管理这些信息。该网站可以跟踪与会者、文档、任务以及在计划、准备和会议结束后要执行的详细信息。与会者可以从添加到会议请求的链接随时访问会议工作区。单击链接将在与会者的浏览器中打开会议工作区，这样他（她）就可以在此查看、编辑或向网站添加信息。使用会议工作区还使与会者可以看到会议资料的最新版本并一起操作这些内容。这意味着您不必通过电子邮件系统发送大的文件来分发更新的文档或要求对这些文档进行输入。

共享附件 当您在电子邮件中附上 Microsoft Office 文档时，将显示“附件选项”任务窗格。默认情况下，附件的发送方式与过去相同。但是，如果您选择“共享附件”选项，文档在发送时将存储在“文档工作区”网站上，该网站是在运行 Windows SharePoint Services的可用服务器上自动创建的。共享文档有助于减少通常与协作过程（如来回传递文档以进行编辑）相关的低效率以及版本控制问题。

缓存 Exchange 模式 如果您使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户，建议您使用“缓存 Exchange 模式”。这样邮箱的本地副本可以存储在您的计算机上，无论连接类型如何更改，都可以使用此副本快速访问信息。

本地邮箱中的信息经常与 Exchange Server 同步。如果与 Exchange Server 的连接中断，仍然可以继续使用信息。当连接恢复时，Outlook 会自动同步所进行的更改。文件夹和项目将再次相符。

无需切换到脱机状态 — 连接中断时仍可以继续工作。无需不断地尝试重新连接到服务器 — Outlook 2003 会自动进行连接。“缓存 Exchange 模式”还使您无需设置“发送/接收”组，它选择脱机时所需的文件夹并使这些文件夹保持同步。

共享信息 在“导航窗格”的“联系人”、“任务”、“便笺”和“日记”窗格中，可以使用“共享我的”链接快速共享自己的文件夹，或使用“打开共享的”链接来打开他人的共享文件夹。

通过 Internet（基于 HTTP 的 RPC）访问 Exchange Server Outlook 现在可以通过 Internet 连接到 Microsoft Exchange Server 2003，而无需使用低速且有时无效的虚拟专用网络 (VPN) 连接。在企业的防火墙外工作时，此功能可使您在没有任何专门的连接或硬件（如智能卡和安全令牌）的情况下，通过 Internet 远程访问您的 Exchange Server 2003 帐户。

每个帐户都有唯一签名 为每个电子邮件帐户使用不同的默认电子邮件签名。

新的数据文件类型 (.pst) Outlook 为个人文件夹文件 (.pst) 引入了一种新的文件格式，可以为项目和文件夹提供更大的存储容量，并支持多语言 Unicode 数据。使用新的 Outlook 个人文件夹文件 (.pst) 格式创建的文件与早期版本的 Outlook 不兼容。为了与早期版本的 Outlook 兼容，请使用 Outlook 97-2002 个人文件夹文件 (.pst) 格式来创建文件。Outlook 2003 可以查看和创建这两种类型的文件。

Unicode 支持 Outlook 支持 Unicode 文本编码标准，这样无论文本是用何种语言撰写的，只要操作系统支持该语言的特定字符，Outlook 就可以正确地显示出文本内容。

集成 Windows SharePoint Services 查看 Windows SharePoint Services 事件列表，并可以将事件从 Windows SharePoint Services 事件列表拖到您的“日历”中。也可以从 Outlook 内部查看 Windows SharePoint Services 联系人列表，并将它们复制并链接到您的“联系人”中。如果您具有访问 SharePoint Portal Server 网站的权限，还可以在服务器上存储一个中心日历或联系人名单，从而更加便于共享信息。

带有 Business Contact Manager 加载项的 Microsoft Office Outlook 2003 使用带有 Business Contact Manager 加载项（ Office?2003中提供的）的 Outlook 2003 可以集中在 Outlook 中创建和管理与客户的联系信息、帐户以及销售良机。一些相关信息（如附件、图片、商务笔记和产品信息）都可以存储在您的 Outlook 联系人中，您可以更轻松地将商务联系信息与约会、任务、提醒以及其他 Office 程序（如 Excel）集成在一起。

POP 的增强功能 下载速度已经大幅提高，现在还可以获取详细的进展信息。

支持墨迹输入设备 在 Tablet PC 上，您可以像使用笔和打印结果那样使用您自己的手写来加快对 Office 文档的输入工作。

“信息检索”任务窗格 如果能连接到 Internet 上，新增的“信息检索”任务窗格将会提供各种各样的参考信息和扩展的资源。您可以使用电子百科全书、Web 搜索或通过访问第三方内容来进行对有关主题的研究。

使用东亚版本的 Outlook 时获得的改进 如果正在使用东亚语言版本的 Outlook，当右键单击一个名称，再单击“添加为联系人”时，将会显示一张由姓和名的字符组成的列表。通过该列表您只需选择正确的组合，而不必将字符剪切并粘贴到相应的姓名字段中。